Data Management, bukan sekedar Mengelola Data, tapi juga Mengelola Proses

---

Data Management yang saya maksud adalah mengelola data migas. Atau lebih spesifik, data hulu migas. Yaitu data-data yang meliputi data seismik baik 2D maupun 3D, data-data sumur, laporan kegeologian yang berasal dari kegiatan survei umum, eksplorasi dan eksploitasi.

Dari jenis media nya, data-data tersebut dikelompokan menjadi dua. Yang pertama adalah data berupa file yang tersimpan pada media digital seperti CD, DVD, external hardisk,  round tape, cartridge maupun storage server.

Yang kedua adalah data yang tersimpan pada media fisik seperti paper, buku, maupun data-data sampel seperti batuan dan fluida.

Proses pengelolaan data ini cukup kompleks. Karena harus melalui banyak proses yang masing-masing proses tersebut memiliki treatment yang berbeda-beda. Mulai dari data tersebut diterima, dikelola, diproses, hingga siap disajikan kembali kepada stakeholders.

Pengelolaan data dapat menjadi lebih mudah, jika kita tidak hanya mengelola data nya saja, namun juga mengelola proses pengelolaan nya itu sendiri.

Setidaknya ada beberapa point yang harus diperhatikan, agar penanganan pengelolaan data hulu migas ini tidak menjadi benang ruwet buat kita.

1 – Kita bicara tentang mengelola 3 hal: Data, Media, dan Metadata

Kesalahan kita selama ini bisa jadi karena kita hanya fokus pada pengelolaan Data nya saja. Padahal yang harus kita kelola adalah 3 hal: Data, Media Data, dan Metadata. Perlakuan pengelolaan dari ketiga hal ini pun sangat berbeda.

Data disini meliputi isi dari sebuah media, baik yang sudah berupa file digital maupun yang berupa fisik. Yang mana dari data ini dapat dikelola lebih lanjut menjadi sebuah informasi yang bermanfaat bagi pengguna data nantinya.

Media Data adalah media penyimpan sebuah data. Bisa berupa cartridge, hardisk, round tape, CD, Paper print out, Box, atau lainnya. Bahkan yang sering terabaikan adalah, sebuah server yang digunakan untuk menyimpan data adalah sebuah media, yang perlu diperlakukan sebagai objek kelola dalam sebuah rantai proses pengelolaan data.

Metadata adalah data pendukung atau catatan pendukung. Metadata disini mencakup 3 hal, yaitu metadata dari data nya itu sendiri, atau metadata dari media nya, atau metadata dari proses pengelolaannya. Yang semuanya memiliki nilai penting yang sama. Karena kebanyakan kita sering melupakan 2 hal terakhir: metadata media dan metadata pengelolaan.

2 – Kita bicara tentang Data Management, bukan File Management

Kita sering terjebak pada fakta yang pada prakteknya kita menjadi pengelola file. Bukan pengelola data. Jika ini terjadi, maka yang kita kelola hanyalah bagian kecil dari sebuah bangunan pengelolaan yang utuh.

Tidak kita pungkiri, belakangan terakhir, semakin baiknya teknologi eksplorasi dan eksploitasi, menghasilkan data yang diterima cenderung sudah menjadi data digital berupa file. Yang menyebabkan pengelola data lebih disibukan dengan urusan mengelola file dari pada mengelola data. Jika ini terjadi, akan banyak informasi-informasi yang hilang, yang tidak tersampaikan kepada pengguna data nantinya.

Sebuah file digital, jika diperlakukan sebagai file, it’s just a file. Dia hanya mengenal metadata berupa filename, lokasi penyimpanan di mana, created date, modified date, accessed date, siapa yang melakukan, atau mungkin sedikit deskripsi tentang file tersebut.

Sedangkan jika file ini diperlakukan sebagai data, dia akan menceritakan informasi yang lebih luas lagi, seperti historical proses pengelolaan file tersebut. Mulai dari diterima di bagian penerimaan data, siapa yang menerima, dengan transmittal yang mana, catatan-catatan dari petugas penerima. Kemudian juga informasi proses di bagian storage misalnya, bagaimana proses peng-copy-an file ke server, apa ada catatan dari si pertugas, sudah mengalami proses backup berapa kali, sudah diakses oleh pengguna data berapa kali dan untuk keperluan apa mereka mengakses. Kemudian bagaimana catatan Assessment nya, proses Quality Control isi data dari file tersebut, file-file lain yang terhubung atau yang berkaitan dengan file tersebut, dan lain sebagainya. Semua ini akan tercatat dan dapat bercerita banyak kepada kita, ketika kita meng-akses sebuah file digital.

3 –  Kita bicara tentang sebuah sistem pengelola data, bukan kumpulan aplikasi pengelola data

Sebuah perusahaan Data Management bisa saja telah memiliki puluhan aplikasi penunjang untuk memudahkan mereka dalam mengelola data. Namun ini bisa jadi akan menjadi bumerang bagi mereka, jika puluhan aplikasi tersebut tidak membentuk sebuah sistem terpadu (integrated).

Apa gunanya memiliki banyak aplikasi, jika pada akhirnya hanya akan menjadi kantung-kantung database yang banyak dalam perusahaan Anda, yang membuat Anda semakin pusing untuk menyatukannya. Pada awalnya mungkin tidak masalah, namun dampaknya akan dirasakan jika sudah berjalan 3-5 tahun ke depan, dimana data sudah semakin membengkak, sementara tambal-sulam sudah semakin sulit dilakukan.

Oleh sebab itu, diperlukan sebuah perencanaan yang matang dari awal untuk membangun sebuah sistem pengelolaan data yang terpadu. Di sini saya bicara tentang membangun sistem, bukan  membangun sebuah aplikasi raksasa. Karena jika mindset kita masih application oriented, tentunya yang terbayang oleh kita adalah betapa rumit dan lamanya membangun sebuah mega-aplikasi pengelolaan data tersebut.

Tidak. Sekali lagi tidak. Di sini kita siapkan sebuah sistem dari awal, yang bisa jadi berisi kumpulan aplikasi-aplikasi kecil juga, namun tetap terintegrasi dalam satu sistem. Jika di kemudian hari ada kebutuhan membangun sebuah aplikasi, tentunya sudah ada sistem dan aturan main yang harus diikuti agar tetap dalam koridor sistem yang telah direncanakan sebelumnya.

***

Dengan pengelolaan yang baik, tentunya akan menghasilkan informasi data yang terpercaya.

Kira nya 3 hal ini yang terlintas di benak saya saat ini. Harapan saya semoga pengelolaan data hulu migas, khususnya di negara saya tercinta Indonesia ini menjadi semakin baik lagi dari hari ke hari. Dengan pengelolaan yang baik, tentunya akan menghasilkan informasi data yang terpercaya. Yang pada akhirnya akan membuat iklim investasi sektor migas di Indonesia menjadi lebih bergairah lagi.

Ditulis di Tangerang,
di penghujung bulan Maret 2018

Salam,
Ady Priyoyudo
ady.priyoyudo@klikanan.com