Banyak orang terjebak kepada sekedar membuat aplikasi pengelola data saja. Padahal yang mereka butuhkan adalah sistem pengelolaan data. Bagaimana sebuah perusahaan memiliki puluhan aplikasi pengelola data namun tidak memiliki sistem. Semua aplikasi berjalan independen dengan sistemnya masing-masing.
Alhasil, alih-alih mendapat kemudahan dalam mengelola data, justru setidaknya menimbulkan 3 permasalahan baru yang harus dihadapi.
Yang pertama, harusnya me-maintenance banyak sistem/aplikasi.
Semakin banyak aplikasi yang di-maintenance, semakin banyak resource yang dibutuhkan, semakin besar cost yang harus ditanggung perusahaan.
Jangan salah paham mengenai cost yang saya maksud. Cost disini tidak melulu mengenai uang yang dikeluarkan perusahaan. Namun effort yang besar dari tim IT Development dalam me-maintenance aplikasi, menyebabkan mereka kehilangan opportunity yang besar dalam hal improvement system dan R&D, karena disibukan oleh bugs fixing sistem berjalan.
Yang kedua, sulitnya monitoring proses pengelolaan.
Tidak jelasnya SOP dalam kegiatan operasinal, atau setidaknya SOP yang sangat panjang, harus dilakukan oleh pengguna aplikasi. Bayangkan saja, satu pengguna harus membuka aplikasi tertentu untuk melakukan penerimaan data, kemudian menggunakan aplikasi yang lain untuk melakukan distribusi data yang diterima tersebut ke bagian terkait. Belum lagi proses-proses yang lain, yang bisa jadi berjumlah puluhan dalam satu rangkaian proses penerimaan data. Dapat kita bayangkan, bagaimana cara memonitor satu data saja telah sampai pada proses mana? Sulit.
Yang ketiga, redudansi database perusahaan
Ini masalah terbesar menurut saya. Bayangkan saja, karena banyaknya aplikasi, dalam satu perusahaan memiliki kantung-kantung data yang banyak dan saling beririsan. Redudansi data di mana-mana. Response pembuat laporan sangat lambat karena harus meng-query dari banyak database. Belum lagi tingkat kepercayaan terhadap data yang rendah karena tingkat kesalahan yang tinggi. Dan yang paling berbahaya adalah interpretasi yang salah dalam mengambil keputusan karena data yang salah.
Data management dapat menjadi lebih mudah jika kita tidak hanya mengelola data nya saja, namun juga mengelola proses pengelolaan nya itu sendiri.
Maka saya coba mengajak kita semua untuk merubah cara pandang kita sejenak dari Application Oriented, yaitu cara pandang yang berorientasi pada sebatas pembuatan aplikasi saja, menjadi System Oriented, yaitu cara pandang membangun sistem yang diperkaya oleh aplikasi yang akan kita buat.
Application Oriented memandang sebuah proses bisnis sebagai aturan atau batasan dalam membangun aplikasi. Aplikasi tidak boleh keluar dari batasan proses bisnis tersebut. Akibatnya, semakin banyak proses bisnis, semakian banyak batasan yang dihadapi developer dalam membangun sebuah aplikasi.
Sedangkan,
System Oriented memandang proses bisnis adalah komponen penggerak dalam sistem tersebut. Proses bisnis memperkaya sistem. Semakin banyak proses bisnis, justru semakian membuat sistem lebih baik dan lebih sempurna.
Nah sekarang pertanyaannya adalah, bagaimana cara membangun sistem tersebut?
Jawabannya akan saya bahas pada tulisan berikutnya, insya Allah.
Ditulis di Tangerang,
Bulan Juli 2018
Salam,
Ady Priyoyudo
ady.priyoyudo@klikanan.com